Stappenplan organiseren evenement

Wil jij een evenement organiseren? Dan is het slim om dit te doen aan de hand van een stappenplan. Op die manier sla je geen stappen over en is de kans groot dat je overal aan denkt. Daarna komt het natuurlijk wel aan op de uitvoering. Wat je verder ook niet helemaal in de hand hebt, is de opkomst. Hoeveel mensen gaan jouw evenement bezoeken? Het is wel zo dat je met een goed stappenplan wat kunt sturen. Laat het je er alleen niet van weerhouden, om je gevoel te volgen. Als je ineens een origineel idee hebt, over hoe je meer bezoekers krijgt, kan het zomaar eens het gouden ei blijken te zijn.

Wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe?

Dat zijn eigenlijk alle vragen die continu terugkomen als je een plan maakt voor een evenement. Er zit natuurlijk wel een bepaalde opbouw in:

• Zorg voor helderheid: waarom wil je een evenement organiseren?
• Plan voor de marketing: hoe trek je bezoekers?
• Maak een doelgroepomschrijving en leg het doel vast.
• Bepaal de locatie.
• Regel eventuele benodigde vergunningen.
• Zoek uit wie de betrokkenen zijn en zorg voor een goede communicatie. Denk bijvoorbeeld aan de bezoekers, maar ook aan bijvoorbeeld de gemeente.
• Bepaal het budget.
• Bepaal het programm en bedenk wat je hiervoor nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan een fotozuil.
• Maak een draaiboek.
• Evalueer.
• Verwerk eventueel voortschrijdend inzicht.

Wees niet te optimistisch wat betreft het budget. Vind je moeilijk om te bepalen wat belangrijk is qua uitgaven en wat minder belangrijk is? Pas dan de MoSCoW-methode toe. Dit is een methode om prioriteiten te stellen. De M staat daarbij voor must haves, de S voor should haves, de C voor could haves en de W voor won’t haves. In de laatste categorie vallen de dingen die mogelijk in de toekomst wel kunnen. Leuk dus, maar nog niet nodig voor nu.

Licht en geluid Maastricht

Niet alleen moet je aan mensen denken, ook aan de inventaris. Wat heb je allemaal nodig voor een goed evenement? Wil je een evenement regelen in Maastricht? Dan kan Licht en geluid Maastricht niet ontbreken. Het regelen van licht en geluid in Maastricht kun je beter tijdig doen. Bij licht en geluid Maastricht weet je namelijk zeker dat je kwaliteit krijgt.