Notuleren is een niet geliefd, maar wel ontzettend belangrijke taak in het vergaderproces. Veel organisaties worstelen met het efficiënt maken van notulen. In dit blog nemen bij de meest herkenbare en frustrerende problemen tijdens het notuleren door én geven we tips over hoe jij e ectief digitaal kunt notuleren.

Herkenbare notuleerfrustraties

Enkele veelgenoemde notuleerfrustraties die veelvuldig genoemd worden in het bedrijfsleven:

• De notulist kan het tempo van de vergadering niet bijhouden. Hierdoor moet de vergadering meermaals gestopt worden om de notulist te laten bijbenen.
• De notulen zijn een rommeltje. Notulen, acties en besluiten staan kriskras door elkaar en informatie is niet toegewezen aan de juiste agendapunten.
• Er is geen duidelijk onderscheid tussen acties, besluiten en notulen. De voorzitter wilt graag een helder overzicht van acties en besluiten, maar dit heldere overzicht ontbreekt.
• Niemand wilt notuleren. Wanneer een bedrijf geen vaste notulist in dienst heeft, wilt er wel eens discussie ontstaan over wie de notulen maakt.

Notuleer tips

Enkele slimme tips wanneer jij verantwoordelijk bent voor het maken van de notulen:

• Gebruik een tool met een transcribeer functie. Zo hoef je niet alles mee te typen, maar hoef je alleen foutjes die gemaakt worden door de tool te verbeteren. Zo kan de notulist het tempo een stuk makkelijker bijbenen. Heeft het programma dat jij gebruikt geen transcribeer functie? Zorg dan dat je een audio recording maakt tijdens de vergadering. Dit biedt de mogelijkheid om alles rustig terug te luisteren.
• Werk met een duidelijke agenda. Het is belangrijk dat informatie goed doorzoekbaar is. Door met een duidelijke agenda te werken, worden notulen makkelijker toegewezen aan het juiste agendapunt.
• Werk met een tool die acties en besluiten duidelijk scheidt van de notulen. Zo is er een duidelijk overzicht. Zeker na afloop van de meeting is dit heel waardevol.
• Door te werken met een digitale tool wordt notuleren gewoon een stukje makkelijker. Dit maakt de aversie tegen het zijn van notulist lager. Dit bespaart weer behoorlijk wat frustraties tijdens de ‘Wie gaat er notuleren?’ discussie.

Effectief digitaal notuleren

Bovenstaande tips zien er natuurlijk super handig uit en tackelen meteen de bovenstaande notuleerfrustraties. Deze tips breng je gemakkelijk in de praktijk door e ectief digitaal te notuleren met een vergadertool. Notulen Software is een voorbeeld van een dergelijke tool. Lijkt je dit wat? Google dan zeker eens op Notulen Software om de vele voordelen te ervaren. Bijkomend voordeel:

Notulen Software heeft een freemium pakket, dus je kunt het sowieso proberen.