3 Microsoft Office 365 Tips & Tricks

Bedrijven en organisaties doen er nu alles aan om ervoor te zorgen dat hun werknemers volledig zijn uitgerust met de juiste hulpmiddelen om productief te blijven en goed te presteren wanneer zij op afstand werken. Verreweg de meest populaire productiviteitstool om hierbij te helpen is Microsoft Office 365. In dit artikel hebben we enkele nuttige en eenvoudig te volgen tips om je te helpen Microsoft Office 365 optimaal in jouw onderneming te benutten.

Blijf gesynchroniseerd met Office 365

Wanneer er meerdere werknemers zijn die op verschillende locaties werken, is de kans groot dat je te maken krijgt met verschillende documentformaten. Deze verschillende versies kunnen leiden tot inefficiënte prestaties. Of het nu gaat om een groepsproject of een individueel project, verschillende versies van een document kunnen leiden tot stress en verwarring. Met behulp van Office 365 voor bedrijven en OneDrive kunnen alle medewerkers met dezelfde versie van een document werken. Veranderingen gebeuren automatisch en dezelfde versie kan worden opgevraagd en gedeeld. 

Daarnaast is het ook mogelijk om een speciale teamsite op te zetten zodat je op deze manier regelmatig bestanden kan delen om samen te werken. Dit doe je gemakkelijk door een groep of team aan te maken in Microsoft 365. Dit biedt zijn eigen voordelen, waaronder een groepsinbox, een gezamenlijke Outlook-agenda en een SharePoint-site. 

Chatten met collega’s

Met behulp van Microsoft Teams en andere cloudgebaseerde samenwerkingssoftware voor teamwerk die deel uitmaakt van de Office 365-suite, kunnen collega’s gemakkelijk met elkaar op afstand communiceren. Denk hierbij aan zakelijke messaging, bellen, videoconferenties en het delen van bestanden. Met Microsoft Teams kun je snel een team vormen met mensen binnen en buiten jouw organisatie. Deze software maakt het mogelijk om met anderen te chatten en om snelle en inclusieve gesprekken te voeren, gemakkelijk en veilig documenten te delen en projecten efficiënt te herhalen.

Gebruik Sharepoint om bedrijfsdocumenten op te slaan 

Als jouw bedrijf beschikt over bedrijfsdocumenten zoals handboeken voor werknemers sla dan het milieubelastende printproces over en maak ze leesbaar op SharePoint! Met behulp van SharePoint kan je namelijk content en applicaties beheren om jouw werknemers naadloos te laten samenwerken. Daarnaast kunnen organisaties gebruik maken van Microsoft SharePoint om websites te maken en fungeert het platform als een veilige plaats om informatie op te slaan, te organiseren, te delen en te raadplegen vanaf elk toestel. Het mooie aan deze cloudgebaseerde software is dat werknemers op elk gewenst moment toegang hebben tot informatie wanneer ze die nodig hebben, en het management kan relevante updates of wijzigingen direct doorvoeren.